Como reduzir retrabalho com automação de processos internos

Descubra como mapear os principais gargalos da sua operação e transformar tarefas repetitivas em fluxos automáticos que rodam sem intervenção humana.

Se você já passou mais de uma hora corrigindo dados em planilha, reenviando um email que deveria ter sido automático ou esperando alguém aprovar algo que poderia ser feito por regra — você está convivendo com retrabalho. E retrabalho custa caro.

Neste artigo, vamos mostrar um caminho prático para identificar onde sua operação perde tempo e como a automação de processos internos pode eliminar esse desperdício de forma definitiva.

O que é retrabalho e por que ele se perpetua

Retrabalho é toda atividade que precisou ser feita mais de uma vez por falha de processo — dado inserido errado, tarefa esquecida, comunicação que não chegou. Ele se perpetua porque a maioria das empresas não tem visibilidade dos seus fluxos. As pessoas simplesmente fazem o que "sempre foi feito assim".

O problema é que em operações que crescem, o retrabalho escala junto. O que era 30 minutos por dia se torna 3 horas. O que era um funcionário corrigindo vira um time inteiro.

Mapeie antes de automatizar

O primeiro passo não é escolher uma ferramenta. É mapear o que acontece hoje.

Para cada processo crítico da sua operação, responda:

Quem executa? (pessoa ou sistema)
O que dispara o processo? (um evento, horário, ação do cliente)
Quais dados precisam ser transferidos?
Onde existe decisão humana? (e se essa decisão poderia virar uma regra)
O que acontece quando algo falha?

Esse mapeamento revela padrões. E padrões são automatizáveis.

Os 3 tipos de retrabalho mais comuns

1. Reentrada de dados entre sistemas

Um pedido entra pelo e-commerce, alguém copia para o ERP, outro copia para a planilha de logística. Cada etapa é uma oportunidade de erro. A solução é uma integração direta entre os sistemas via API ou Webhook — os dados viajam sozinhos, sem intervenção humana.

2. Aprovações manuais sem critério definido

Quando toda aprovação depende de uma pessoa específica, o processo trava sempre que essa pessoa está ocupada ou ausente. Defina regras claras: se o valor é abaixo de X, aprova automaticamente. Acima de X, notifica o responsável com todas as informações necessárias para decidir em segundos.

3. Comunicações repetitivas

Confirmação de agendamento, lembrete de vencimento, status de pedido — tudo isso pode ser disparado automaticamente com base em gatilhos. Um cliente agendou? Ele recebe confirmação. Faltam 2 dias para o vencimento? Ele recebe um lembrete. Nenhum humano precisa lembrar de enviar.

Como começar a implementação

Escolha o processo com maior volume e menor complexidade de decisão. Geralmente é algo que acontece dezenas de vezes por dia e que a equipe executa no "piloto automático" humano — ou seja, sem muita variação.

Automatize esse processo primeiro. Valide que funciona. Depois avance para o próximo.

Esse ciclo incremental evita o erro clássico de tentar automatizar tudo de uma vez e não automatizar nada de forma eficiente.

Qual é o impacto real?

Empresas que passam por esse processo de mapeamento e automação costumam eliminar entre 30% e 50% das tarefas manuais repetitivas nos primeiros 90 dias. O time que antes ficava preso em operações passa a focar em atividades que realmente geram valor.

Mais do que economizar tempo, a automação traz consistência. O processo funciona igual toda vez, sem depender do humor ou da disponibilidade de alguém.

Se quiser entender como isso funcionaria na prática para o seu negócio, o próximo passo é um diagnóstico — que a Asynnc oferece gratuitamente para mapear os gargalos da sua operação.